Как создать домашний архив?

В каждой семье со временем скапливается достаточно большое количество документов, которые нужно как-то хранить. В худшем случае они валяются где попало, и найти ничего не возможно. Чуть лучше ситуация, когда есть специальное место — обычно коробка, куда складывают все бумаги (найти нужную тоже непросто, но они хотя бы не теряются). А лучший вариант — хорошо продуманный и организованный архив.

Для того, чтобы создать архив документов организации, обычно приглашают профессионала, а вот дома справляются своими силами. Но для того, чтобы работа шла проще, можно опираться на принципы, которым следуют опытные архивисты.

Сбор и первичная сортировка

На первом этапе нужно собрать по дому все бумаги и провести их тщательный анализ, отсортировав то, что нужно хранить, и то, что нужно выбросить.

Вы удивитесь, обнаружив инструкции к давно не работающей бытовой технике, квитанции об оплате квартплаты десятилетней давности, ксерокопии устаревших документов, неопознанные листы с записями и многое другое. Все это можно смело отправлять на помойку, а лучше — в переработку.

Определение сроков хранения

Все то, что вы планируете оставить, делится на две большие группы:

• имеющие срок хранения;


• бессрочные.

К первым относятся квитанции об оплате чего-либо, чеки и гарантийные талоны. Практически все остальные «домашние» бумаги подлежат бессрочному хранению. Во всяком случае до тех пор, пока они не потеряют актуальность.

Структура домашнего архива

Для того, чтобы все было в порядке и любую нужную бумагу можно было бы найти в считанные минуты, мы предлагаем придерживаться следующей структуры:

1. Личные документы должна быть собраны в отдельные папки на каждого члена семьи. К ним относятся: паспорта и свидетельства о рождении, все виды удостоверений личности, медицинский полис, документы об образовании, трудовая книжка (если она у вас на руках) и т.д. Обязательно поместите в конец папки ксерокопии, их удобно иметь под рукой. Для каждого члена семьи нужно купить папку разного цвета, или же одинаковые папки, но с возможностью наклеить на корешок фотографию того, кому она принадлежит.


2. Документы на недвижимость и автомобиль. В идеале тоже иметь для каждого объекта отдельную папку, чтобы в случае необходимости легко отыскать нужную бумагу.


3. Медицинские документы. Речь идет не о полисах (они, как мы помним, хранятся в «личном деле», а о всевозможных результатах обследований, УЗИ и т.д.). Если в вашей семье нет людей, которые страдают тяжелыми хроническими заболеваниями и вынуждены постоянно проходить лечение, можно ограничиться одной папкой на каждого, наподобие медицинской карты в поликлинике. Если же кто-то болеет, то для его врачебных бумаг лучше завести более структурированную систему хранения, так будет проще отслеживать изменения сосотояния.


4. Инструкции к технике и т.д. Под них можно отвести одну папку и раз в год посматривать ее, удаляя то, что относится к устройствам, уже вышедшим из употребления в вашей семье.


5. Квитанции. По закону их нужно хранить три года. Поэтому удобнее всего помещать все квитанции за год в один файл, по истечении срока годности, их можно будет утилизировать, не перебирая. Только помните, что если вы берете срок с 1 января по 31 декабря, то нужно дождаться, когда выйдет срок именно у декабрьской, то есть последней квитанции.


6. Гарантийные талоны. Они тоже имеют определенный срок. Удобнее всего завести для них папку, а каждый поместить в файл, на котором будет написан срок действия документа. По окончании его тоже будет легко выкинуть, а если отсортировать их в хронологическом порядке, станет еще проще.